V trenutni negotovi zdravstveni in gospodarski situaciji je pomembno, da podjetja še naprej delujejo. Še vedno moramo postavljati roke izvedbe del in jih izpolniti, zaposleni pa morajo biti angažirani in delati kakovostno. Direktorji in vodje pa želijo biti seznanjeni z dogajanjem v podjetju – zdaj celo bolj kot kadarkoli prej.
Eden izmed načinov, da zagotovite, da so vsi sodelavci obveščeni o dogajanju na projektu ali v podjetju, je projektni sestanek. Tovrstne sestanke glede stanja na projektu velja redno izvajati, saj tako zagotovite, da zaposleni dosegajo rezultate, ekipa pa izpolnjuje ali presega pričakovanja.
Vendar obstaja zgolj tanka meja med dobro izvedenim projektnim sestankom in tistim, kjer udeleženci zavijajo z očmi in vzdihujejo.
Projektni sestanki so namenjeni pregledu dela in odgovornosti. V prispevku Inštituta za upravljanje projektov, ki nosi naslov “Skrivnosti vodenja projektnih sestankov, ki delujejo!” avtorica Dana Brownlee piše: “Učinkoviti sestanki o stanju projekta ne koristijo le vodji projekta, temveč tudi celotni ekipi, saj zagotavljajo temelje za prepoznavanje mejnih dosežkov, izmenjavo informacij in posredovanje izzivov ekipi.”
Torej, kako lahko projektne sestanke spremenite iz zaskrbljujočih zaslišanj glede dela zaposlenih v skupinsko sodelovanje in oblikovanje idej. Osredotočiti se velja na tri področja, zlasti kadar so ti sestanki na daljavo in v obliki tele- ali videokonferenc: ton, motivacija in interakcija.
Ton
Na sestankih glede stanja projekta še kako drži rek, da ni pomembno le tisto, kar rečeš, temveč predvsem to, kako nekaj izrečeš. Je ton sestanka vabljiv ali obtožujoč? Poglejmo primer. Katera od izjav bi prinesla boljši odziv sodelavcev? “Jana, kakšen je stanje na tvojih projektih? Ali si v zaostanku?” ali pa “Jana, kako si napredovala odkar smo se zadnjič sestali? Na katerih področjih ti lahko ekipa pomaga?” Slednji ton je bolj pozitiven in ponuja pomoč, še preden sodelavec prosi zanjo.
Zavzetost
Projektni sestanki so lahko dolgočasni, enolični in neproduktivni – ni pa nujno, da so taki. Zastavljajte vprašanja (in kar je še pomembneje, postavljajte odprta vprašanja) in zahtevajte povratne informacije od posameznih članov ekipe.
Težko je ugotoviti, kdo med sestankom posluša in je pozoren, še posebej, če sestanek poteka prek telefona. Pokličite člane ekipe, ki so pravkar končali projekt, da delijo svoje izkušnje, in jih vprašajte, kako lahko pomagajo kolegom pri podobnem projektu. So odkrili kaj novega? Ali jih je kdo pozitivno presenetil, naredil nekaj nepričakovanega? Postavljanje vprašanj, poslušanje in izmenjava informacij o uspehih na projektu so privlačne metode, da projektni sestanek ne postane monoton.
Dodaten način, kako pritegniti pozornost sodelavcev, je rotacija vodje sestanka. Vodja je odgovoren za pripravo dnevnega reda pred sestankom in pošiljanje vabil/opomnikov ustreznim udeležencem, ter tisti, ki od skupine zahteva odgovore in osvežitev stanja projekta.
Video interakcija
Večina ljudi ne mara slišati lastnega glasu, kaj šele, da bi gledali svoj obraz na monitorju. Kadar se ne morete srečati osebno, je video vendarle najboljša stvar. Vi in vaši sodelavci lahko bolj jasno dostavite in prejemate sporočila, če lahko vidite obrazno mimiko in geste drug drugega.
Zavzetost se poveča tudi, če uporabljate videoposnetke za pomoč pri pripravi na sestanek. Na primer, z video “domačo nalogo” lahko predstavite novo temo ali postopek dela. Če imate aplikacijo za zajem zaslona, se lahko sodelavec pred sestankom posname ali poudari ključno točko dnevnega reda ter posnetek še pred sestankom deli z udeleženci.
Univerzalen recept za izvedbo privlačnega in produktivnega sestanka o stanju projekta ne obstaja. Zavedanje podrobnosti in odlična izvedba sestanka pa lahko pripomoreta k uspešnemu sestanku.
avtor: Trent Bartholomew in Nicole Koval
Vaša stran mi je izredno všeč, ker mi da zmeraj dobre informacije