Kako lahko prihranite denar in čas pri organizaciji sestankov?

Sestanki so nepogrešljiva (in večinoma nepriljubljena) stalnica v skoraj vsakem podjetju. Hitro se zgodi tudi, da so popolnoma neučinkoviti.

Mnoga podjetja so poskušala narediti sestanke produktivnejše. Nekateri so na sestanke sodelavcem prepovedali, da s sabo nosijo prenosne telefone in druge naprave z namenom, da bi se lahko vsi osredotočili na vsebino sestanka.

Nekateri organizirajo sestanke, ki trajajo do 15 minut in na katerih udeleženci ves čas stojijo – t.i. “stand-up” sestanke. Kot si morda predstavljate, to pomaga zagotoviti, da so sestanki kratki in osredotočeni na ciljno temo.

To je vse lepo in prav. Ampak vseeno bi se, zaradi sodelavcev in zaradi vas, vprašala: ali je sestanek res potreben? Morda je to prvo vprašanje, ki bi si ga bilo treba postaviti.

Vsi se strinjajo, da so sestanki lahko izguba časa, ne zavedajo pa se dejstva, da gre tudi za izgubo denarja.

Kakšen pa je strošek sestankovanja? V študiji časovnega proračuna velikih korporacij je podjetje Bain & Company ugotovilo, da je tedenski sestanek srednjega menedžmenta, ki se je odvijal enkrat na teden, stal podjetje kar 15 milijonov dolarjev na leto!

Kalkulator, s katerim izračunate stroške sestanka

K sreči lahko sedaj preizkusite nov kalkulator, ki so ga pripravili na spletni strani Harvard Business Review. Preverite, koliko denarja porabite zaradi sestankov ter koliko bi lahko prihranili, če sestankov ne bi imeli.

Kalkulator vas tudi spodbudi, da premislite o svoji politiki organiziranja sestankov. Kalkulator si lahko prenesete in ga uporabljate tudi kot aplikacijo na prenosnem telefonu.

Če se vam to ne zdi potrebno, vam predlagam, da razmislite o vašem tipičnem poslovnem sestanku. Na primer, da sestanek vključuje sedem članov s povprečno mesečno bruto plačo 1.5000 €. To pomeni, da urna postavka znaša 8,9 €. Če sestanek traja dve uri in ga izvajate vsak teden, znaša strošek sestankov na letni ravni kar 6500 €!

Če na teh sestankih ponudite tudi hrano in pijačo, predstavlja to še dodaten strošek. Te številke pa ne vključujejo časa, ki ga člani osebja porabijo za pripravo na sestanke. Najverjetneje pa se sestanka udeležijo še nekaj minut prej, da se lahko podružijo z ostalimi udeleženci.

Medtem ko nekateri trdijo, da so sestanki del kulture njihove organizacije, bi se vi – kot vodja – morali vprašati, ali dejavnosti, povezane s tem sestankom, upravičujejo stroške?

Verjetno ne – še posebej, če na sestanku preprosto samo preverite, kaj je dosegel vsak zaposleni od zadnjega srečanja.

Premislite!

Ko skličete sestanek, prosite tri druge osebe, da potrpežljivo sedijo in poslušajo, kaj je četrta oseba opravila v zadnjih petih dneh. Ali še huje – česa ni opravila. Ali bi se lahko taka posodobitev objavila na skupni oglasni deski? Ali na intranet strani podjetja, kjer jo lahko posamezniki hitro pregledajo in si preberejo informacije?

Najbrž spremljate svoje poslovne koledarje in koledarje sodelavcev, kako veselo se polnijo s sestanki. Ustavite se in razmislite o novem pristopu. Zahtevajte od osebe, ki sklicuje sestanek (ali od samih sebe), da vnaprej pošlje dnevni red sestanka.

Pomembno je, da se ga vsi udeleženci nato tudi držijo. Ko prejmete dnevni red, ki se vam zdi precej šibak, organizatorju preprečite organizacijo sestanka.

Včasih je bolj učinkovito, če porabimo pet minut ločeno z vsako od šestih oseb, kot pol ure z vsemi skupaj. Čas je namreč najredkejši vir in hkrati tisti, s katerim najpogosteje razmetavamo v organizaciji.

Vi kot vodja morate zagotoviti, da na delovnem mestu vsi uporabljajo in zapolnijo čas tako, da so kar najbolj učinkoviti. Zato je pomembno, da organizirate sestanke – zaradi pravega razloga in ob pravem času.

Kakšni so razlogi za organizacijo sestankov?

Najprej poglejmo, zakaj organiziramo sestanke. Sestanki vsakemu članu ekipe pomagajo razumeti cilje posameznika in cilje skupine ter kako bodo njegova prizadevanja vplivala na te cilje.

So prostor, kjer se lahko delijo informacije, ki so pomembne za vse zaposlene. Sestanki prinašajo soglasja o odločitvah in spodbujajo zavezo. Ustvarjen je sporazum in hkrati občutek odgovornosti za izvajanje in podpiranje odločitev.

Sestanki imajo tudi pomembno vlogo pri ustvarjanju skupne identitete ekipe. Prisotni pripadajo ekipi. Tisti, ki jih na sestanku ni, pa ne. Udeleženci sestankov razvijajo občutek kolektivne identitete. Sestanki so pogosto tudi edina priložnost, ko zaposleni delujejo kot ekipa.

Če ne morete doseči nobenega od teh ciljev ali če vam nobena od teh stvari ni pomembna – boste morda želeli razmisliti o cenejšem načinu komuniciranja, kot je sestanek.

Kako izpeljati odličen sestanek?

Obdržite samo tiste sestanke, ki so zares potrebni. Idealen sestanek je tisti, na katerem rešite težave, ki so zapletene ali vplivajo na veliko ljudi, izmenjate tehnične informacije ali razložite zapleteno politiko, postopke ali situacije.

Vsak sestanek mora imeti posebne, zastavljene cilje in širok namen. Vsi udeleženci morajo vnaprej poznati glavni vzrok sestanka, najbolje v pisni obliki, da se lahko prej pripravijo.

Povabite samo udeležence, ki lahko prispevajo k temi ali morajo resnično vedeti to, kar se boste pogovarjali. Idealno število oseb na sestanku je 5-7.

Dnevni red je obvezen del vsakega učinkovitega sestanka. Ustrezen dnevni red obravnava vprašanja glede na pomembnost in čas. Držite se ga. Čeprav želite spodbuditi sodelovanje vseh, je treba nova vprašanja in opažanja prestaviti na kasnejši sestanek ali drugo priložnost.

Izberite dobro mesto srečanja – takšno, da ne bo odvračalo pozornosti in da se sestanka ne bo prekinjalo.

Začnite in končajte pravočasno. S tem pošiljate udeležencem sporočilo, da se upošteva časovni razpored sestanka in da se pričakuje, da ga bodo upoštevali tudi sami. Izogibajte se “ponovitvam” za tiste, ki zamujajo.

Spodbujajte sodelovanje. Udeleženci bi se morali počutiti dovolj sproščeno, da lahko javno podajo mnenja ali predloge. Ohranite uravnoteženo, nadzorovano razpravo. Ne dovolite, da katera koli oseba prevladuje na sestanku. Povzemite sklepe. Zapišite odločitve in vse ukrepe, načrtovane na sestanku, in poskrbite, da vsak udeleženec prejme zapisnik najpozneje dva dni po sestanku.

Učinkovitost sestanka lahko izboljšate tako, da sledite politiki srečanj, ki temelji na zgoraj navedenem. Ko timski duh raste, raste tudi sposobnost skupinskega dela in sprejemanja odločitev. Lahko ste del tega.

Ko vodje vedo, kako voditi velike sestanke, se porabi manj časa in prisotno je manj frustracije. Imamo več energije, da opravimo delo, ki je pomembno, uresničimo svoj polni potencial in naredimo odlične stvari. (Justin Rosenstein)

Avtor: Maja Vičar