KAKO POSREDOVATI POVRATNE INFORMACIJE O DELOVNI (NE)USPEŠNOSTI

Pred kratkim mi je prijateljica, ki je zaposlena v kadrovski službi uspešnega podjetja, napisala, da ima težavo pri dajanju povratnih informacij glede (ne)uspešnosti pri delu sodelavki, ki je zelo samozavestna. Kot pravi, ne želi zmanjšati vrednosti njenega dela ali pa je demotivirati. Dodatna težava je v tem, da sodelavka posredovane povratne informacije odklanja ali ignorira. Na vprašanje, kaj bi lahko naredila bolje, pa nima česa ponuditi. In ker se tako znajdeta na dveh bregovih, ima sodelavka občutek, da je kadrovnica ne ceni, kar pa ne drži.

Kako zapolniti nastalo vrzel?

Menim, da je bil že sam pogovor zastavljen napačno. Kadrovnica želi govoriti o slabostih zaposlene, a obenem ne želi prizadeti njenih čustev. Gre za t. i. vsebinski pogovor, v katerem razpravljate o neposredni aktualni težavi. Na primer, e-poštna sporočila, ki jih zaposleni pošilja strankam, so napisana slabo, z veliko slovničnimi napakami. Ali pa pogovor o tem, zakaj zaposleni skoraj vedno zamuja na pomembne sestanke.

Vsebina teh pogovorov ni izziv. Izziv je vzorec – vzorec slabih lastnosti ali vedenja, ki vodi do delovne neuspešnosti.

Prijateljici sem predlagal, naj problematično sodelavko povabi na nov razgovor, kjer se bosta pogovarjali o vzorcih vedenja. Takrat v pogovor ne bodo vpleteni kazalniki uspešnosti. Sodelavki bo predstavila vzorec, za katerega meni, da je vir težav – to pa bo storila na podlagi dejstev, a brez uporabe besed, ki bi v sodelavki vzbudile čustva obsojanja.

Komunikacija je ključ do uspeha

Predlagal sem ji, naj pogovor začne takole:
“Klara, pozdravljeni. Želela bi vašo pomoč pri izzivu posredovanja povratnih informacij o delovni uspešnosti. Res sem pozorna na najino komunikacijo. Opažam vzorec, da vedno, ko vas opozorim na nekaj, kar se ni dobro končalo, takoj reagirate s poudarjanjem stvari, kjer ste bili uspešni. Na primer, včeraj ste mi na opazko, da sodelavca niste obvestili, da boste izklopili električno napajanje v stari strežniški sobi, takoj odvrnili, da je bil projekt uspešen, saj ste porabili manj denarja, kot je bilo predvideno.”

Seveda tudi na tem mestu obstaja verjetnost, da se bo sodelavka potožila, da se ne počuti cenjena. Toda ne pustite se zmesti. Končajte, kar ste začeli, preden se spoprimete z njenimi čustvenimi potrebami.

Vaša naloga ni, da obvladujete njena čustva. To je njena naloga. Ponavljam, odgovorni ste, da sodelavki sporočite, kako cenite njen prispevek. To morate storiti prepričljivo in dosledno, sorazmerno z dejstvi o njenem delu. Če pa se odloči, da vas ne bo več poslušala, je to njena odgovornost.

Vi ohranite odgovornost za jasno komunikacijo in se držite zastavljene teme.

Če sodelavka poskuša pogovor usmeriti k svojim čustvenim potrebam, to tudi obravnavajte kot del (problematičnega) vedenjskega vzorca.

Sporočilo utemeljite z dejstvi

Nadaljujte v naslednjem slogu:

“Klara, to je druga stvar. Vedno, ko vam želim predati informacije o delovni uspešnosti, se zatečete k izgovoru, da vas le opozarjam na vaše napake, ne vidim pa, kaj počnete prav. Iskreno, Klara, zdi se, kot da ne želite slišati mojih pomislekov. Ali cenim to, kar počnete prav, in ali lahko delate bolje, sta dve ločeni vprašanji. Ko izražam svoje pomisleke, želim, da se osredotočite nanje in ne postavljate nepovezanih vprašanj.”

Za konec prosite za zavezo in se dogovorite o tem, kdo bo kaj naredil in do kdaj.

Na primer:
“Naslednjič, ko se bova pogovorili o priložnostih za izboljšave, se izogibajte opozarjanju na druge stvari ter vprašanju, ali cenim vaše sposobnosti.”

Če se bo sodelavka s tem strinjala, ji recite: “Ko bova konec meseca imeli nov razgovor, vas bom obvestila o napredku. Vam to ustreza?”

Vse to je izvedljivo. Ključno je, da ostanete na pravi poti. Izkoristite pravi pogovor, predstavite dejanske primere (tudi nenamerne), in poskrbite za boljše dni v poslovnem okolju.

avtor: Joseph Grenny