Ste nenehno prezaposleni? Vaše podjetje napreduje prepočasi? Preverite, kako vam lahko delegiranje pomaga iz začaranega kroga

“Nimam časa.” “Toliko dela imam, da moram čisto vse sobote in nedelje delati.” “Ne spomnim se, kdaj sem šel z družino za dva tedna na dopust, ne da bi se moral vmes vrniti v podjetje, odgovarjati na e-poštna sporočila in vsaj nekajkrat na teden preveriti, kaj se dogaja v podjetju”.

Ali vam zveni znano?

Seveda. Pomanjkanje časa in nenehna prezasedenost sta rak rana številnih podjetnikov.  To sta namreč glavna krivca, da si podjetnik ne more vzeti časa, da bi delal “na” podjetju namesto “v” podjetju.

Tako podjetnik preživlja čas v reševanju vsakdanjih kriz, v gašenju požarov, v opravljanju malenkosti, ki jih je treba nujno opraviti, da lahko posel nemoteno teče. Na čakalni vrsti pa se vedno pogosteje znajdejo vse dejavnosti, ki so povezane s širitvijo podjetja, z njegovo rastjo, z vzpostavljanjem sistemov in procesov v podjetju, s strategijo podjetja in z njenim uresničevanjem. Vsakodnevni vrvež podjetnika enostavno potegne “noter”, posrka ves njegov čas in energijo, tako da se s temi za podjetje življenjsko pomembnimi dejavnostmi ukvarja le takrat, ko je postoril vse drugo.

Za slovensko gospodarstvo je namreč precej značilno, da ima živahno podjetniško kulturo, kjer nastajajo številna mikro podjetja. Prav tako pa je zanj značilno, da večina teh podjetij tudi ostane na mikro nivoju. Prezasedenost in pomanjkanje časa pa sta eden izmed temeljnih vzrokov, zakaj številna podjetja ostanejo na ravni enega ali par zaposlenih, ki se morajo vsak dan znova pretrgati, da lahko uspešno poslujejo.

Takšna podjetja se ne razvijajo, ne rastejo, vse v podjetju pa je nepreklicno na ramenih podjetnika. Če podjetnik zboli, se ponesreči, celo če gre le na počitnice, podjetje zastane ali vsaj trenutno otopi, čakajoč na dan, ko se po podjetnik vrnil in bo začelo ponovno delati s polno paro.

Pomanjkanje časa in nenehna prezasedenost sta rak rana številnih podjetnikov.  To sta namreč glavna krivca, da si podjetnik ne more vzeti časa, da bi delal “na” podjetju namesto “v” podjetju.

Veliko podjetnikov je prepričanih, da je temu pač tako in da se je treba s takšno realnostjo sprijazniti. Vendar številni podjetniki menijo, da je podjetniško življenje v bistvu takšno, ker so takšnega izkusili. In resnično se pri tem ne motijo. Podjetniško življenje je res takšno, a le za tiste, ki so si takšnega ustvarili.

Realnost je ime, ki ga dajemo razočaranjem (Mason Cooley)

Podjetja, ki so strogo centralizirana ob svojem ustanovitelju, težko rastejo in se razvijajo. Temeljijo namreč na obsegu dela, ki ga lahko podjetnik opravi sam ali z nekaj pomočniki, ki jih strogo nadzira. Če pa naj podjetje raste in se razvija, je potrebno podjetje povečati do obsega, ki ga lahko podjetnik upravlja in nadzoruje. Proces, s katerim dosežemo tako stanje, pa se imenuje delegiranje.

Delegiranje je torej postopek, s katerim na podrejene prenašamo naloge in opravila, z njimi pa tudi odgovornost in pristojnost odločanja. To je tudi proces, s katerim se podjetnik osvobaja od podjetja in podjetje osvobaja od sebe. Delegiranje nas pripelje do stanja, ko podjetnik ni vedno v stiski s časom in hkrati tudi podjetje brez težav preživi, če gre podjetnik na daljši dopust.

Vendar v čem je pravzaprav bistvo delegiranja? Delegiranje vam omogoča, da izboljšate svoje rezultate od obsega, ki ga lahko naredite sami, do obsega, ki ga lahko sami upravljate in nadzorujete. Z delegiranjem lahko izkoristite potencial vaših zaposlenih, ki so praviloma v podjetjih izkoriščeni le 30-50 %. Na tak način lahko povečate dodano vrednost, ki jo zaposleni prinašajo podjetju. Če pa je njihov prispevek večji, potem bo tudi uspešnost vašega podjetja večja, še boljši poslovni rezultati pa ne morejo izostati.

Delegiranje je torej postopek, s katerim na podrejene prenašamo naloge in opravila, z njimi pa tudi odgovornost in pristojnost odločanja.

Z vsakim parom rok dobite brezplačne možgane

Ena izmed temeljnih napak,  ki zmanjšujejo izkoristek potenciala zaposlenih v podjetju, je, da zaposleni v podjetju ne razmišljajo. Številna podjetja svojim zaposlenim vsaj metaforično povedo, naj pustijo možgane pred vrati, ko pridejo v službo. Mislite, da se vam to ne dogaja? Potem razmislite, kako pogosto zaposleni prihajajo do vas in vas sprašujejo za rešitev nekega problema, s katerim se soočajo.

Če vas sprašujejo, »kaj naj naredim«, potem pomeni, da oni delajo, vi pa razmišljate tudi za njih. V tistih podjetjih, kjer je potencial zaposlenih dobro izkoriščen, je vprašanj »kaj naj naredim, kako naj rešim ta problem,« zelo malo. V takšnih podjetjih zaposleni sami poiščejo rešitev in jo večinoma sami tudi izvedejo. Če pa že pridejo na posvet k direktorju, potem ne prinesejo s seboj le problema, temveč tudi že vnaprej pripravljeno rešitev.

In zakaj v številnih podjetjih zaposleni ne razmišljajo? Ker jim ni treba razmišljati. To zanje počne namreč že podjetnik. Ena izmed najbolj enostavnih tehnik, ki vam bo pomagala, da spodbudite zaposlene k razmišljanju, je, da se naučite delegirati razmišljanje. Na vprašanje, »kaj naj naredim,« sistematično in konsistentno odgovarjajte z »Ne vem. Kakšen je vaš predlog?«  Če vi ne boste razmišljali namesto zaposlenih, bodo čudežno začeli razmišljati kar sami.

Z delegiranjem lahko izkoristite potencial vaših zaposlenih, ki so praviloma v podjetjih izkoriščeni le 30-50 %. Na tak način lahko povečate dodano vrednost, ki jo zaposleni prinašajo podjetju.

Delegiranje »razmišljanja« vam pa prinese tudi nekaj nezanemarljivih stranskih učinkov. Ljudje, ki niso le izvajalci, temveč aktivni soustvarjalci delovnih procesov, produktov, odnosov ipd., so praviloma bolj motivirani za delo, njihova odgovornost do dela pa je bistveno večja.

Vendar če je temu res tako, če so učinki delegiranja tako pozitivni za podjetje in za posameznike v njem, zakaj je številnim vodjem tako težko delegirati in predati zadeve nekomu drugemu? Zakaj ima potem toliko podjetnikov takšne težave z delegiranjem, da zaradi tega škodujejo svojemu podjetju in ga zavirajo pri rasti? V nadaljevanju bom poskusila našteti tri najbolj pogoste ovire, ki podjetnike ovirajo pri delegiranju, in vam namigniti kakšno rešitev zanje.

Kaj nas ovira, da ne delegiramo?

• To lahko naredim le jaz. Drugi tega niso sposobni narediti

Ljudje smo večkrat prepričani, da določene stvari zmoremo le mi sami, vendar vse, kar vi počnete, se lahko nauči tudi nekdo drug. Podjetja rastejo in prosperirajo, tudi takrat, ko ustanovitelj umre. To je najbolj zanesljiv dokaz, da skoraj vse stvari, ki jih počnete sami, bi lahko počel kdo drug namesto vas.

• Nihče ne bo opravil naloge tako dobro, kot jo opravim sam

To drži. Če bi kdo v Vašem podjetju opravljal vaše naloge bistveno bolje, kot jih opravljate sami, potem bi verjetno že ustanovil svoje podjetje. Vendar bistvo delegiranja ni v tem, da bodo vsi opravljali delo, ki jih ga delegirate vsaj tako dobro kot vi ali celo bolje. Za veliko večino stvari, ki jih boste delegirali, je stvarno dovolj, če jo bo oseba opravljala vsaj približno 80 – 90 % tako dobro, kot jo opravljate sami. Malo je takih stvari v poslovanju, ki morajo biti opravljene res 100 %.

• Porabil bom več časa, da mu razložim, kot če to sam naredim

Res je. Pri nekaterih opravilih traja »učenje« več kot dejansko opravljanje naloge. Vendar pomislite, da boste osebo naučili le enkrat, nalogo pa bo od takrat opravljala vedno. Kratkoročno boste torej morali vložiti malenkost več časa, dolgoročno pa ga boste prihranili ogromno.

Delegiranje kot življenjska odločitev

To, kar zdaj počnete me svojim delovnim dnem, vam prinaša točno takšne rezultate, kot jih trenutno ustvarja vaše podjetje. Če si želite drugačnih ali boljših poslovnih rezultatov, potem morate početi (še) kaj drugega. Znani poslovni guru je enkrat rekel, da je norec v bistvu človek, ki počne vedno ene in iste stvari, pričakuje pa drugačne rezultate. Če mu gre verjeti, pelje pot do boljših poslovnih rezultatov skozi delegiranje.

Kako se torej lotiti delegiranja, če imate s tem težave? Vzemite list papirja in zapišite čisto vse, kar ste danes opravili v službi. Potem si postavite kot cilj, da vsaj 20 % tega, kar ste zapisali, boste v določenem roku delegirali nekomu drugemu v vašem podjetju. Pri teh 20 % nalog, ki jih nameravate delegirati, zapišite komu jih boste delegirali in do kdaj. Naredite prvi korak že danes in uspeh ne bo izostal.

Avtorica: Sara Brezigar