6 NASVETOV ZA UPRAVLJANJE ČASA, KI BODO DVIGNILI VAŠO UČINKOVITOST

Uspeh pri skoraj vsem v življenju je povezan z upravljanjem časa. Zdi se, da ima vsak dan premalo ur, da bi opravili vse, kar morate. Toda če želite v krajšem času doseči veliko več kot drugi, morate izboljšati lastne sposobnosti upravljanja s časom.

Kaj je upravljanje časa?

Upravljanje časa se nanaša na to, kako načrtujete in organizirate svoj čas za različne dejavnosti. Obstaja veliko različnih orodij in tehnik, ki vam pomagajo opraviti več dela v krajšem času.

Pravilno upravljanje časa vodi k osebni učinkovitosti in uspehu na vseh področjih vašega življenja. Vključuje določanje prednostnih nalog, ki jih morate opraviti, določanje časovnih omejitev za določene projekte ali stvari, prevzemanje nadzora nad vnosi v koledarju in učinkovite tehnike za pametno upravljanje časa.

Zakaj so dobre veščine upravljanja s časom pomembne?

Čas je eden vaših najdragocenejših virov. Je minljiv, nenadomestljiv in ga ni mogoče prihraniti. Lahko ga le prerazporedimo z dejavnosti z manjšo (dodano) vrednostjo na dejavnosti z večjo vrednostjo.

Vsako delo zahteva čas.

Že samo dejanje, da si vzamete trenutek in razmislite o svojem času, preden ga porabite, bo takoj izboljšalo vaše osebno upravljanje s časom in povečalo učinkovitost.

Včasih sem mislil, da je upravljanje časa le poslovno orodje, kot sta npr. kalkulator ali mobilni telefon. To sem razumel kot nekaj, kar uporabljaš za povečanje produktivnosti in sčasoma dobiš več denarja. Potem sem se naučil, da upravljanje časa ni obrobna dejavnost ali spretnost. Je temeljna veščina, od katere je odvisno vse drugo v življenju.

V nadaljevanju predstavljam 6 nasvetov za upravljanje časa, ki vam bodo pomagali organizirati in čim bolj učinkovito upravljati 24 ur, ki jih imate na voljo vsak dan.

1. nasvet: Razvijte veščine učinkovitega upravljanja s časom

Moji nasveti za upravljanje časa predstavljajo temelje, ki jih potrebujete za najboljši izkoristek časa, ki ga imate na voljo. Ko jih boste osvojili, boste razvili samodisciplino, s katero boste premagali morebitne slabe navade in postali strokovnjak za učinkovito upravljanje svojega časa.

Načrtujte vnaprej

Eden od najboljših načinov, da si zagotovite produktiven dan, je, da večer prej pripravite seznam ciljev in nalog. Vaša sposobnost, da načrtujete, preden ukrepate, je merilo vaše splošne usposobljenosti. Boljši kot je vaš načrt, lažje premagate odlašanje, začnete in nadaljujete z delom.

Če si pred spanjem zapišete svoje cilje, boste razmišljali o stvareh, ki jih morate opraviti, in se nanje miselno pripravili, še preden se naslednje jutro zbudite. Ko boste vsak dan vnaprej načrtovali, uredili seznam po prioritetah in se držali načrta, bo delo potekalo hitreje in bolj gladko kot kadarkoli prej.

Počutili se boste močnejše in kompetentnejše. Opravili boste več in hitreje, kot ste si mislili, da je mogoče. Sčasoma boste postali neustavljivi.

Izogibajte se zapravljanju časa

Vsi se ujamemo v past in dovolimo, da nam moteči dejavniki kradejo dragoceni čas, ki bi ga morali porabiti za pomembnejše naloge.

Če na primer zjutraj najprej preverite e-pošto, je dokaj enostavno zaiti k drugim stvarem. Začne se z enim samim e-poštnim sporočilom, in še preden se zaveste, je minilo že več ur dneva, vi pa še vedno niste začeli opravljati svoje prve načrtovane naloge.

Storite ravno obratno. Dan začnite z najpomembnejšimi nalogami in določite nekaj časa tekom dneva za branje in odgovarjanje na e-pošto.

Družabni mediji in obvestila na telefonih so lahko prav tako zelo moteči pri delu. Telefon imejte stran od sebe ali ga izklopite, da vas ne bo motil pri opravljanju najpomembnejše naloge. Vsebine družabnih omrežij preverjajte zvečer, ko je delovni dan končan.

Povezana opravila izvedite v seriji

Združevanje časa in nalog je moj naslednji nasvet za upravljanje časa, s katerim lahko povečate svojo učinkovitost.

Ko sestavljate dnevni seznam opravil, združite podobne naloge, da boste podobne stvari opravili ob istem času. Če želite prakticirati združevanje časa, načrtujte določene dele dneva za sorodne naloge, na primer ko načrtujete sestanke, opravljate telefonske klice, preverjate e-pošto, preverjate z delom povezane družbene medije ali druga spletna mesta, zaključujete projekte ali opravljate katerokoli drugo sorodno delo.

Pri tem ne pozabite, da je vse, kar počnete, povezano s krivuljo učenja. To pomeni, da ko začnete delati nekaj novega, morda potrebujete nekaj več časa, da se naučite, kako to narediti, vendar pogosteje kot to počnete, se krivulja učenja začne izravnavati in čas, potreben za izvedbo vsake naloge, se skrajša. Tudi do 80 odstotkov, ko opravite že peto enako nalogo!

Osredotočite se na eno nalogo naenkrat

Če je le mogoče, se ukvarjajte zgolj z eno nalogo naenkrat. Večopravilnost nam dejansko preprečuje, da bi opravljali delo učinkovito, saj takrat naša pozornost bega v preveč smeri. Človeški možgani lahko opravijo le omejeno število nalog, preden se počutite preobremenjeni.

Osredotočite se na posamezno nalogo, dokler je ne opravite. Neverjetno veliko časa lahko izgubite, če vzamete nalogo v roke, jo pogledate ali začnete opravljati, nato pa jo odložite in se vedno znova vračate k njej.

Določite zgodnejši rok izvedbe

Najpomembnejše merilo časa je hitrost. Najpomembnejša lastnost, ki jo lahko razvijete v zvezi z upravljanjem časa pa je “občutek nujnosti”.

Poskusite svoje roke na koledarju premakniti za en dan vnaprej (ali celo več dni). S tem ne zmanjšate le ravni stresa, ki ga povzroča izpolnjevanje rokov v zadnjem trenutku, temveč tudi ustvarite občutek nujnosti, ki lahko poveča produktivnost.

Občutek nujnosti je navada hitrega ukrepanja – nalogo opravite takoj, ko se vam ponudi priložnost. Razvijte nagnjenost k ukrepanju. Hiter tempo je bistvenega pomena za uspeh.

Vsi uspešni ljudje ne delajo le trdo, ampak delajo predvsem hitro!

Če si boste določili zgodnejši časovni rok izvedbe naloge, boste izstopili iz cone udobja, premagali odlašanje, si rezervirali malce rezerve (če jo boste sploh potrebovali) in izboljšali kakovost svojega dela.

2. nasvet: Najprej se lotite najpomembnejših nalog

Eden od mojih najučinkovitejših nasvetov za upravljanje časa je, da dan začnete z najzahtevnejšimi nalogami. Presenečeni boste, koliko časa boste prihranili z upoštevanjem te strategije. Torej najprej opravite stvari, ki so najpomembnejše.

Uporabite eno od naslednjih orodij za upravljanje časa, da vsak dan znova povečate učinkovitost.

Pojejte žabo!

Mark Twain je nekoč dejal, da če vsako jutro najprej pojeste žabo, lahko dan preživite v zadovoljstvu, saj veste, da je to verjetno najslabša stvar, ki se vam bo zgodila v celem dnevu.

Vaša “žaba” je vaša največja, najpomembnejša naloga, pri kateri boste najverjetneje odlašali, če se je ne boste takoj lotili.

Če morate pojesti dve žabi, najprej pojejte gršo izmed njiju. Torej če sta pred vami dve pomembni nalogi, najprej začnite z največjo, najtežjo in najpomembnejšo nalogo.

Disciplinirajte se, začnite takoj in nato vztrajate, dokler naloga ni končana, preden se lotite nečesa drugega.

Prakticirajte Paretovo načelo

Paretovo načelo pravi, da je 80 % uspeha posledica 20 % vaših prizadevanj. Poskrbite, da se boste najbolj osredotočili na tistih 20 % delovnih nalog, ki bodo imele največji učinek na doseganje zastavljenih ciljev.

Uporaba metode ABCDE

Metoda ABCDE je učinkovita tehnika določanja prednostnih nalog, ki jo lahko uporabljate vsak dan.

Moč te tehnike je v njeni preprostosti, saj je tako zelo usmerjena k dejanjem.

Deluje takole: začnite z ogledom seznama vsega, kar morate storiti naslednji dan. Naloge napišite na papir. Ko imate napisan seznam vseh nalog, ki jih morate opraviti, porabite nekaj časa za urejanje različnih nalog po stopnjah pomembnosti:

Naloge A so najpomembnejše in jih morate opraviti danes.

Naloge B imajo le manjše posledice, če jih danes opravite ali ne opravite.

Naloge C nimajo nobenih posledic, če se jih ne lotite danes.

Naloge D so tiste, ki jih lahko prenesete na druge, da boste lahko opravili svoje naloge A.

Naloge E so stvari, ki jih morate v celoti odstraniti s seznama opravil.

Ključ do tega, da bo metoda ABCDE delovala, je, da se samodisciplinirate in takoj začnete opravljati nalogo “A1”. Z njo se ukvarjajte, dokler je ne dokončate. Uporabite moč volje, da začnete opravljati to edino in za vas ta hip najpomembnejšo nalogo.

3. nasvet: Uporaba seznamov opravil kot orodja za upravljanje časa

Sestavljanje seznama opravil je nasvet za upravljanje časa, ki ga uporabljam vsak dan. Če svoje naloge vidite v pisni obliki, dobite natančno sliko o tem, kako lahko kar najbolje upravljate s časom čez dan in tudi čez teden.

Ustvarite seznam opravil za vsak dan posebej

S strategijami, o katerih smo govorili, ustvarite seznam opravil za vsak dan posebej. Vse, kar potrebujete, sta list papirja in pisalo. Lahko pa uporabite enega od številnih sodobnih orodij, kot so npr. aplikacije za upravljanje časa in programi za urejanje besedil.

Seznam opravil naj postane vaša navada

Vedno delajte na podlagi seznama. Ko se pojavi kaj novega, to nalogo dodajte na seznam, preden jo opravite. Od prvega dne, ko začnete dosledno delati po seznamu, lahko svojo učinkovitost in rezultate povečate za 25 % ali več.

Uporaba različnih vrst seznamov opravil

Najprej ustvarite glavni seznam, na katerega zapišite vse, kar vam pride na misel v življenju in kar bi radi naredili v prihodnosti. To je mesto, kamor zapišete vsako idejo, ki se vam porodi, ali vsako novo nalogo ali odgovornost, ki se pojavi.

Drugič, na podlagi nalog z glavnega seznama ustvarite mesečni seznam ob koncu vsakega meseca za prihodnji mesec.

Tretjič, naredite tedenski seznam, na katerem vnaprej načrtujete celoten teden. To je seznam, ki se oblikuje med potekom tekočega tedna.

Nazadnje prenesite elemente z mesečnega in tedenskega seznama na dnevni seznam. To so konkretne dnevne naloge, ki jih boste opravili tisti dan.

Odkljukajte naloge, ko jih opravite

Med dnevnim delom odkljukajte postavke na seznamu, ko jih opravite. S to dejavnostjo si boste ustvarili vizualno sliko svojih dosežkov. Ta ustvarja občutek uspeha in napredka. Stalen, viden napredek vas žene naprej in vam pomaga premagati odlašanje.

4. nasvet: Izkoristite e-poštne nasvete za upravljanje časa

Elektronska pošta je bistvenega pomena za poslovanje, vendar mnogi med nami zapravijo preveč časa za preverjanje in odgovarjanje na elektronsko pošto.

Da bi se izognili zapravljanju časa, poskrbite, da bo vaš poštni predal čist in urejen. Če e-poštnega sporočila ne potrebujete, ga izbrišite. Odjavite se s seznamov e-sporočil in novic, ki jih redko uporabljate, ali ustvarite filtre, s katerimi bodo ta romala neposredno v označene mape.

Določite nekaj trenutkov v dnevu, ko boste odgovorili na vsa e-poštna sporočila naenkrat. Ne odgovarjajte nanje sproti. Med mojimi najboljšimi nasveti za učinkovito rabo časa je naslednji nasvet: ne postanite suženj e-poštnih obvestil.

Elektronska sporočila naj bodo kratka in prijazna. Disciplinirajte se, da boste e-pošto uporabljali kot poslovno orodje. Če bodo vaši odgovori hitri in konkretni, boste imeli več časa za pregled več e-poštnih sporočil, vaše dopisovanje pa bo lažje berljivo.

Elektronsko pošto preverite dvakrat na dan. Enkrat jo preverite zjutraj, potem ko ste že nekaj ur v službi. Naslednjič jo preverite pozno popoldne, po kosilu. Nato jo pustite pri miru do naslednjega dne in se posvetite drugemu delu, ki ga morate opraviti.

5. nasvet: Analizirajte porabo časa

Moj naslednji nasvet za upravljanje časa je, da opravite revizijo porabljenega časa. Pri tem je treba seveda spremljati, kako vsak dan porabite svoj čas.

Uporabite papir in pisalo, preglednico, aplikacijo za sledenje času, koledar ali katerokoli drugo orodje, ki vam je ljubše. Spremljajte čas in naloge tako, da si zapišete vse, kar počnete, in kdaj to počnete. To vključuje tudi podatke o tem, kdaj preverjate e-pošto, se pogovarjate s sodelavcem, zaključujete projekte, opravljate delo na spletni strani, jeste kosilo, ste raztreseni ali vas prekinejo, in vse druge načine, kako porabite svoj čas.

Na koledarju določite termin, ko boste začeli in končali analizo časa. Za večino ljudi se takšna analiza začne na začetku delovnega tedna in traja do konca tedna. Če pa je vaš mesečni koledar neenakomeren, načrtujte vnaprej in časovno revizijo načrtujte v tednih, ki najbolj natančno predstavljajo, kako v praksi porabljate svoj čas.

Ko boste analizirali svojo porabo časa, boste lahko ugotovili, kje morda izgubljate čas s čakanjem na ljudi ali stvari. Ugotovili boste, ali porabljate čas za svoje najpomembnejše prednostne naloge. Ko boste spremljali svoj čas, boste hitro vedeli, kako ga lahko (še) bolje upravljate.

6. nasvet: Poskrbite za svoje duševno zdravje

Na koncu je morda najpomembnejši od vseh mojih nasvetov za upravljanje časa ta, da poskrbite za svoje duševno zdravje. To je bistvenega pomena za vašo srečo in uspeh na vseh področjih življenja.

Moj najboljši nasvet za zaščito zdravja je, da uporabite vse nasvete, o katerih smo govorili do sedaj, in se osredotočite na ustvarjanje zdravega ravnovesja med delom in zasebnim življenjem.

Eden od primerov, kako to storiti, je, da izkoristite moč pozitivnih afirmacij. Pozitivnost bo spremenila kakovost vašega življenja, uporaba pozitivnih afirmacij pa je močna metoda za programiranje podzavesti s “pozitivnim samogovorom”.

Drugi primer je uporaba vizualizacije za programiranje vaše podzavesti. Miselne slike najhitreje vplivajo na vaš podzavestni um. V psihologiji samopodobe velja, da je oseba, ki jo vidite, oseba, katera boste s pomočjo pozitivnih afirmacij postali. Začnite se videti kot dobro organizirani, uspešni in učinkoviti pri upravljanju s časom.

Tretji primer sta sproščanje in meditacija. Sedite ali lezite na mirnem mestu, kjer ste lahko popolnoma sami v tišini. Ustvarite si na primer sliko prihajajočega dogodka in si oglejte, kako se v vseh pogledih odlično odvija. Vidite se kot mirni, pozitivni, srečni in vse je pod nadzorom. Vidite druge ljudi, ki delajo in govorijo točno to, kar bi želeli, da bi naredili, če bi bila situacija popolna.

Zadnji primer, kako se osredotočiti na duševno in splošno zdravje, je, da si predstavljate, da ste že zdaj odlični pri upravljanju svojega časa. Ko se osredotočite in si predstavljate, da ste odlični v upravljanju časa, se bo sčasoma zaradi dejanj, ki so pod vašim neposrednim nadzorom, v vaši podzavesti razvilo ustrezno prepričanje.

Doseganje ciljev z dobrimi veščinami upravljanja časa

Zdaj, ko imate te dragocene nasvete za upravljanje časa, začnite spremljati svoj čas, sestavljati sezname opravil in dajati prednost najpomembnejšim stvarem. Zagotovite si časovno rezervo, da zmanjšate raven stresa. Predvsem pa vadite pomembne tehnike za ohranjanje ustreznega ravnovesja med delom in zasebnim življenjem. Tako boste postali gospodar svojega časa, uspeha in prihodnosti.

avtor: Brian Tracy