OD MILIJARD DO NEUSPEHA: RESNICA O INTERNIH IZOBRAŽEVANJIH

Podjetja po svetu vlagajo ogromne vsote v programe usposabljanja zaposlenih. V skladu z poročilom 2024 Training Industry Report so podjetja v ZDA namenila izobraževanju in usposabljanju 98 milijard dolarjev. Zaradi digitalizacije in uvajanja novih tehnologij pa naj bi se med letoma 2021 in 2030 stroški izobraževanja in uposabljanja za podjetja povečevali za povprečno 8% na letni ravni.

Kljub temu številne raziskave opozarjajo, da ti programi pogosto ne prinašajo želenih izboljšav v povečevanju učinkovitosti in uspešnosti podjetij. Posebej zaskrbljujoči so podatki, da 75 % od 1.500 anketiranih menedžerjev iz več kot 50 organizacij ni bilo zadovoljnih z vidika usposabljanja in razvoja v svojem podjetju.

Raziskava, objavljena v Harvard Business Review, je pokazala, da le 10% od 1.500 anketiranih menedžerjev meni, da so programi usposabljanja v njihovih organizacijah učinkoviti in prinašajo trajne spremembe. Študija, ki jo je izvedla družba McKinsey & Company,  pa je razkrila, da le 25% menedžerjev verjame, da so programi usposabljanja prinesli merljive izboljšave v delovni uspešnosti.

Nenazadnje je tudi raziskava Ameriškega združenja za usposabljanje in razvoj pokazala, da le 35 % podjetij sistematično meri učinkovitost svojih programov usposabljanja.

Podatki številnih raziskav torej nakazujejo na zaskrbljujoče stanje na področju izobraževanja in usposabljanja v podjetjih: mnoge organizacije namreč vlagajo velike vsote denarja v izobraževanja in usposabljanja, vendar ne dosežejo želenih rezultatov. Kaj so torej vzroki za neučinkovitost izobraževanja in usposabljanja?

V nadaljevanju bomo izpostavili najbolj pogoste in ter podali nekaj predlogov za izboljšanje učinkov usposabljanja ter za povečanje učinkovitosti in motivacije sodelavcev.

Kaj gre lahko narobe pri usposabljanju?

1. Slaba izbira časa in pristopa

Usposabljanje je lahko izjemno učinkovito, vendar le v primeru, da je izvedeno v pravem trenutku in na pravi način.

Eden najpogostejših razlogov za neučinkovitost je, da usposabljanje poteka v času, ko zaposleni niso pripravljeni ali motivirani za učenje. Če so npr. zaposleni ravno pod velikim pritiskom zaradi večje sezonske obremenitve ali pomembnih projektov, bodo zaposleni izobraževanje dojemali kot dodatno obremenitev namesto kot priložnost. Ponavadi se izobraževanja udeležijo že negativno nastrojeni in živčni, ker jih čaka ogromno dela. Za sodelavce, ki pristopijo negativno do izobraževanja, ni mogoče pričakovati, da bodo od njega veliko odnesli in zraven še kaj implementirali. Velja si zapomniti, da

ljudje se najbolje učimo takrat, ko se moramo učiti.

Rešitev je v tem, da usposabljanja načrtujemo strateško – v trenutkih, ko so zaposleni pripravljeni in motivirani za učenje. Če na primer ekipa začne uporabljati novo programsko opremo, je ključnega pomena, da se usposabljanje izvede v času implementacije. Tako zaposleni novo znanje takoj uporabijo, kar poveča njihovo zanimanje in zagotovi, da se vsebina v največji možni meri prenese v njihovo vsakdanje delo.

Prav tako je pomembno, da je usposabljanje osredotočeno na reševanje specifičnih izzivov in da povezuje teoretično znanje s praktičnimi primeri, saj je večini udeležencev težko opraviti preskok med teorijo in prakso

2. Novo znanje gre v pozabo, če ga ni mogoče aplicirati

Usposabljanja in izobraževanja se včasih osredotočajo na veščine, ki niso neposredno povezane z nalogami zaposlenih ali potrebami podjetja. Včasih se npr. podjetje odloči, da nekoga izobražuje na področju vodstvenih veščin, vendar ta oseba dejansko še ne zaseda mesta vodje in bo to šele postala. Morda je zelo zainteresirana za izobraževanje, tudi motivirana in dovzetna, vendar ker ga pri delu ne more uporabiti, bo šlo to znanje v pozabo.

Predavateljica je lahko odlično izpeljala izobraževanje, tema je bila za sodelavko zanimiva, privlačna, ampak kakšen bo rezultat? Ne samo, da bo znanje hitro pozabila, temveč izgubila je tudi dragocen čas, ki bi ga lahko namenila izboljšanju veščin, ki so v tem trenutku ključne za njeno delo.

3. Ponavljanje

Znano je, da ljudje hitro pozabimo, kar smo se naučili, če tega ne uporabljamo v praksi.

Psiholog Hermann Ebbinghaus je ta fenomen poimenoval kar “krivulja pozabljanja”. Ugotovil je, da že po šestih dneh pozabimo 75 % novega znanja, če tega ne ponavljamo in ne uporabljamo. Kaj to pomeni za podjetja?

Če podjetja ne zagotovijo kontinuiranega ponavljanja ali možnosti takojšnje uporabe novega znanja, bo to sčasoma izginilo iz spomina zaposlenih.

Krivulja učenja: Če nove informacije takoj ne izkoristimo, bomo v šestih dneh pozabili približno 75 % naučenega.

Na osnovi zapisanega torej ugotovimo, da je kar nekaj “pasti”, zaradi katerih so izobraževanja in usposabljanja podjetij neučinkovita. Kaj pa lahko pravzaprav naredimo, da se to stanje izboljša in da postane vložek v izobraževanje in usposabljanje tudi ekonomsko smiselen?

Kako izboljšati učinkovitost izobraževanja

1. Ali ste že slišali za vitko učenje?

V dobi preobilja informacij ni ključno, koliko vemo, temveč kako hitro in učinkovito uporabimo tisto, kar se naučimo. Vitko učenje (Lean Learning) temelji na principih vitke proizvodnje.

Je pristop, ki poudarja uporabo učenja samo, ko je to nujno potrebno. Ta metoda je kratka, učinkovita in poceni, saj omogoča zaposlenim, da se osredotočijo zgolj na tiste veščine, ki jih bodo takoj uporabili v praksi. Cilj je zmanjšati izgube časa in izboljšati rezultate. Ključni principi vitkega učenja vključujejo:

• Osredotočanje na bistvene veščine in znanja, ki so nujna za opravljanje nalog.

• Takojšnje vključevanje naučenega v vsakodnevno delo.

• Nenehno ponavljanje znanja v kratkih intervalih, da se utrdi spomin in poveča dolgoročni učinek.

2. Personalizacija izobraževanja

Vsak zaposleni je edinstven, z različnimi znanji, izkušnjami in izzivi. Zato enoten pristop k izobraževanju vseh sodelavcev ne deluje. To pomeni, da bi morali določiti posebne cilje za vsak sektor, oddelek in včasih celo za posameznega sodelavca.

Ključno je, da se zaposleni učijo tisto, kar jim bo dejansko pomagalo pri vsakodnevnih nalogah. Tako lahko prilagodimo izobraževalne vsebine tako, da so čim bolj relevantne za naloge, ki jih zaposleni opravljajo, in jim omogočimo, da se učijo nekaj, kadar to res potrebujejo.

3. Ponavljanje in intervali

Sedaj že vemo, da bomo na 31. dan po izobraževanju pozabili 79 % novo pridobljenega znanja.

Med načini za izboljšanje ohranjanja znanja je tudi uporaba intervalnega ponavljanja. To pomeni, da se gradivo pregleda v vedno daljših intervalih, kar spodbuja dolgoročno pomnjenje in boljšo sposobnost, da zadržimo informacije.

Na primer: po uvodnem usposabljanju o novih prodajnih tehnikah lahko v naslednjih tednih organizirate kratka ponovitvena srečanja, kjer sodelavci zaposleni razpravljajo o konkretnih primerih iz prakse. Nato čez nekaj mesecev izvedete še eno hitro osvežitev tem, ki st ejih obdelali na izobraževanju.

Ta metoda dokazano pomaga pri boljšem ohranjanju informacij in znanja ter učinkovitejši uporabi naučenega v praksi.

4. Praktična uporaba naučenega

Naučeno znanje mora biti takoj implementirano v prakso. Zaposleni morajo imeti možnost, da uporabljajo novo pridobljena znanja neposredno v svojem delu. To omogoča hitrejše prilagajanje in krepi povezavo med učenjem in dejanskimi nalogami. Podjetja morajo ustvariti okolje, kjer se novo znanje takoj prenese v konkretno delo, ne da bi čakali na prihodnje naloge ali projekte.

A ključno vlogo pri tem igra vodja. Če vodje zgolj pričakujejo, da bodo zaposleni po izobraževanju avtomatično začeli delati drugače, se pogosto zmotijo. Naloga vodje je, da aktivno podpira implementacijo novega znanja v delovni proces. To lahko stori z več preprostimi, a učinkovitimi koraki:

• Določitev konkretnih ciljev: Takoj po usposabljanju naj vodja skupaj z zaposlenimi določi, kako bodo novo znanje uporabili pri vsakodnevnih nalogah.
• Spremljanje in povratne informacije: Redno preverjanje, kako se nova znanja uporabljajo, in sprotno podajanje konstruktivnih povratnih informacij zagotavljata, da se zaposleni držijo začrtane poti.
• Mentorstvo in podpora: Vodja mora delovati kot mentor, ki zaposlene spodbuja, da vpeljejo spremembe in presežejo morebitne ovire.

5. Vodeno učenje in stalna podpora

Uspeh učenja ni odvisen zgolj od začetnega izobraževanja, temveč od stalne podpore in prilagodljivosti, ki spremljata vsakogar na njegovi učni poti. Učenje je proces, ki se nenehno razvija in zahteva prilagoditve glede na izzive, s katerimi se zaposleni srečujejo. Mentorji ali trenerji niso samo učitelji, ampak tudi ključni podporniki, ki pomagajo prilagoditi vsebino potrebam posameznika in odpraviti morebitne težave, preden postanejo ovire.

Z uporabo digitalnih orodij, kot so aplikacije za učenje, forumi in glasovni pomočniki, lahko podjetja zagotavljajo, da je podporna infrastruktura vedno na voljo. Zaposleni se ne počutijo prepuščeni sami sebi, kar jim omogoča, da se hitro spopadejo z izzivi, medtem ko ohranjajo motivacijo za napredek.

6. Vzajemno učenje

Poleg zunanjih izobraževanj je vzajemno učenje med zaposlenimi eden izmed najmočnejših načinov za hitro usvajanje novih veščin. Če se zaposleni ne učijo neposredno s pomočjo izobraževalnih programov, se jih kar 55 % obrne na sodelavce za nasvete, pomoč in novo znanje.

Naši sodelavci so pogosto najboljši vir znanja, saj razumejo konkretne situacije iz prakse, s katerimi se srečujemo vsakodnevno.

Krepitev tega medsebojnega učenja ne pomaga samo pri hitrejšem usvajanju potrebnih veščin, temveč tudi pri izgradnji močne, povezane skupnosti v podjetju. Ko zaposleni vidijo, da imajo na voljo podporo svojih sodelavcev, se povečata njihova motivacija in angažiranost, kar posledično vodi v večjo produktivnost in inovativnost.

7. Kratka izobraževanja

Podjetja, ki želijo obdržati svojo konkurenčnost, morajo zaposlenim omogočiti hitro in ciljno usmerjena usposabljanja. Kratke, enourne delavnice, osredotočene na specifične izzive, so prava pot do takojšnjih rezultatov. Namesto, da zaposleni preživijo mesece v dolgih in obsežnih izobraževalnih programih, ki niso vedno povezani z njihovimi trenutnimi nalogami, jih usmerite v takojšnje osvežitve in izboljšave ključnih veščin za delo, ki ga trenutno opravljajo.

S tem pristopom boste ujeli dve muhi na en mah: prihranili čas in prišli tkaoj do oprijemljivih rezultatov. Zaposleni se osredotočijo na točno tisto, kar potrebujejo, da rešijo konkretne naloge, in so takoj pripravljeni uporabiti novo znanje v praksi. Tako se podjetje hitro prilagaja novim izzivom, zaposleni pa ostajajo motivirani, saj vidijo takojšnje učinke svojega truda.

Kako torej (smiselno) zastaviti interna izobraževanja in usposabljanja?

Za podjetja, ki želijo izboljšati usposabljanje svojih zaposlenih, je ključno, da se osredotočijo na praktične metode učenja, ki so usklajene z resničnimi potrebami podjetja in zaposlenih.

Z uporabo pristopa vitkega učenja, ponavljanjem znanja in prilagoditvijo izobraževalnih programov posamezniku lahko podjetja močno povečajo učinkovitost usposabljanja, zmanjšajo stroške in izboljšajo rezultate. To pomeni, da zaposleni ne bodo le pridobivali novih znanj, temveč jih bodo tudi učinkovito uporabljali, kar bo podjetju prineslo dolgoročne koristi.

To pa seveda pomeni tudi nekaj več dela za tistega, ki se ukvarja z organizacijo izobraževanj in usposabljanj 😉

avtor: Sara Brezigar