Že zdavnaj so znanstveniki dokazali, da vsaka funkcionalna ekipa dosega boljše rezultate, kot če bi nekdo delal sam.

Ekipo namreč sestavljajo ljudje, ki so jim naravne različne vloge, ki imajo različne poglede in opazijo različne stvari. Zato ni čudno, da je tudi uspeh pogajanj večji, če se vanje podajate kot »ekipa« in ne zgolj kot posameznik.

Zapomnite si: ekipni duh je zmagovalni duh (ni slučaj, da je beseda ekipa v angleščini okrajšava za Skupaj vsi dosežejo več (TEAM: Together Everybody Achieves More)).

Zakaj potrebujemo pri pogajanjih ekipo?

Zato da izpeljemo vsaka pomembna pogajanja potrebujemo več kot eno osebo – saj bodo tako rezultati naših pogajanj boljši. Če še nimate nikogar in če lahko pridobite na svojo stran še koga, potem vam toplo priporočam, da si zgradite ekipo, saj bo mogoče to odločilni dejavnik, ki bo vplival na uspešnost vaših pogajalskih načrtov.

Ko ste neposredno vključeni v pogajalsko kupčevanje, se zelo težko osredotočite na to, kar delate, in hkrati še delate zapiske, opazujete telesno govorico nasprotne strani in pridobivate občutek, kaj se dogaja.

Če nimate ekipe, razmislite, koga bi lahko vprašali, da se vam pridruži. Lahko povabite prijatelja, mentorja, kolega ali nekoga, ki mu zaupate. Pomembno je, da imajo jasna navodila o tem, kaj se pričakuje od njih oz. kakšno vlogo imajo pri pogajanjih. Povejte jim, da se jim boste oddolžili naslednjič, ko bodo oni potrebovali nekoga v svoji ekipi. Ne boste verjeli, kaj vse se lahko naučite, če opazujete pogajanja kot član ekipe nekoga drugega!

Določite vloge članom ekipe

Če si lahko privoščite ekipo več ljudi, potem vam bom naštel vloge vašega sanjskega moštva. Skrbno izberite število ljudi in razdelite vloge v vaši ekipi. Pri tem ne pozabite, da je dajanje napotkov in pridobivanje povratnih informacij zelo zelo pomembno, če naj vaša ekipa deluje uigrano.

Glavni pogajalec (ključna vloga)

To je oseba, ki vodi pogovor, nadzoruje tišino in napove odmor. V večini primerov boste to vi. Ponavadi je to nekdo, ki je zelo izkušen ali oseba, ki je glavna – ki se je pogajanja tičejo v največji možni meri. To je zelo stresna vloga, saj je nanjo usmerjena vsa pozornost. Pogosto je to oseba, ki ima pri pogajanjih največ na kocki – ki lahko največ pridobi in največ izgubi.

Ker so za to osebo pogajanja najbolj pomembna, je za uspeh pogajanj potrebno, da ima ta oseba pomoč. Pomaga ji lahko njegova/njena desna roka, ki lahko prevzame nekaj ali večino drugih vlog. Še posebej pomembno je, da mora biti ta druga oseba opazovalec, ki opazuje, kaj se dogaja.

Opazovalec (ključna vloga)

To je zelo aktivna vloga, čeprav se bo zdela nasprotni strani zelo pasivna. Opazovalec mora vse opazovati zelo natančno: telesno govorico in njene spremembe; poslušati mora vsako besedo; pomembno je, kako so misli izgovorjene, s kakšnim tonom in čustvom; pomembno je tudi, kaj je izgovorjeno in kaj ne, in seveda tudi to, kaj je namerno izpuščeno.

Ključen čas za pogovor znotraj ekipe je med premori, odmori ali v času do naslednjega termina pogajanj. In za te se seveda dogovarja glavni pogajalec – torej vi. Npr. nekako takole: »Naredili smo velik napredek. Ali bi vas motilo, če si vzamem nekaj časa s svojo ekipo?«

Zapisnikar (opcijska vloga)

Zapisnika je oseba, ki dela zapiske in zapisnik. Mogoče lahko napiše dogovor in pogodbo, ali pa dokument, ki popisuje potek pogajanj. Če nimate zapisnikarja, potem mora nekdo drug iz ekipe prevzeti to nalogo in zapisovati vse, kar je bilo izrečeno in dogovorjeno. Nič ni hujšega kot to, da se uspešno pogajate, naknadno pa z drugo stranjo ugotovite, da imate popolnoma različne predstave o tem, kaj ste se sploh dogovorili.

Strokovnjak (opcijska vloga)

To je lahko inženir, nadzornik kakovosti, tehnik, produktni specialist, računovodja ali odvetnik. Vsakdo, ki ga na pogajanjih potrebujete, ker ima določena specifična znanja, ki so povezana s predmetom pogajanj.

Zelo pomembno je, da strokovnjakom damo natančna navodila, kdaj lahko govorijo. Vedno obstaja nevarnost, da bodo odgovorili na vprašanja, ki jih zastavljate drugi strani. Ponavadi, je to v njihovi naravi, saj želijo drugi strani pokazati svoje znanje. V teh primerih jim ne dovolite, da spregovorijo, sicer bodo drugi strani (nehote) predajali pomembne informacije. Lahko se tudi zgodi, da bodo čutili naklonjenost do strokovnjaka v drugi ekipi, kar pa lahko uporabite v svojo prednost ali v svojo škodo.

Prevajalec (opcijska vloga)

Če se pogajate s tujci, boste med dolgimi pogajanji potrebovali več kot le enega prevajalca. Dobro morate razumeti kulturne razlike in zato boste verjetno potrebovali marsikateri nasvet. Poskrbite, da bo prevajalec razumel vaše cilje in da je dobil navodila, kdaj naj molči.

Za vsa pomembna pogajanja si torej sestavite ekipo, saj bo tako verjetnost vašega uspeha bistvevaš pogajalski izkupiček bistveno boljši. Pri tem pa ne pozabite na naslednja 4 pravila, ki so ključna za uspeh vaše ekipe.

4 nasveti za super uspeh vaše pogajalske ekipe

1. nasvet: s svojo ekipo imejte pred pogajanji informativni sestanek. Na tem sestanku sestavite ekipo, vsakemu dodelite vlogo in se dogovorite, kdo bo rekel, kaj bo rekel in kako bo rekel. Člani ekipe morajo razumeti, da mora imeti vodja ekipe vedno nadzor na potekom pogajanj.

2. nasvet: člani ekipe ne smejo govoriti ali odgovarjati na vprašanja brez dovoljenja vodje ekipe (lahko samo pokimajo z glavo, izmenjajo poglede) – s tem poskrbite za to, da je fokus, strategija in taktika sestanka pod kontrolo. Ne želite, da kdo govori neprimerno ali da ponesreči izda pomembne informacije drugi strani.

3. nasvet: vzemite si odmor – odmor zagotavlja vodji ekipe možnost, da zadeve premisli ter da mu ostali člani ekipe povedo svoje mnenje, svoje ideje, in da razložijo, kaj so videli, slišali in občutili. Po odmoru se stvari lahko premaknejo naprej, k dogovorjenemu rezultatu.

4. nasvet: izvedite »debriefing«: po pogajanjih (ali pa tudi vmes, če so pogajanja dolgotrajna) se z ekipo pogovorite, kaj je šlo dobro, kaj lahko naslednjič izboljšate, kaj so videli, slišali in občutili, kako ste delovali kot ekipa in kako boste naslednjič delovali še bolje.

Ne oklevajte torej in na naslednja pomembna pogajanja se odpravite z ekipo – če si želite res izboriti najboljši možni rezultat.

Avtor: Derek Arden