85 % Američanov meni, da ne znajo postavljati prioritet tako dobro, kot bi si želeli. Ste že kdaj zamudili postavljeni rok, pozabili na nekaj pomembnega ali niste opravili nečesa, kar bi radi naredili? Če je odgovor pritrdilen, se lahko lotite učenja določanja prioritet.
Določanje prioritet je ena najpomembnejših veščin, ki jih je treba obvladati, če želite uspeti v življenju. Težko je namreč določiti, kaj je resnično pomembno ter kam usmeriti svoj čas in energijo. Zato je tako zelo pomembno, da določite prioritete. Če se usedete in kritično razmislite o tem, katera opravila so najpomembnejša – katera vas bodo premaknila bliže k vašim ciljem –, lahko hitreje uresničite svoje sanje in načrte.
V tem članku bom z vami delil svoje najboljše nasvete o tem, kako določiti prioritete v življenju, da boste dosegli uspeh. Naučili se boste, kako ovrednotiti naloge, določiti najpomembnejše prednostne naloge in izbrati najboljše načine za izvedbo posameznih nujnih nalog.
Pomen določanja prioritet v življenju
Določanje prioritet je bistvenega pomena za osebni in poklicni uspeh. Brez jasnih prioritet zlahka postanemo preobremenjeni zaradi velikega števila nalog in aktivnosti, s katerimi se vsakodnevno srečujemo. Določanje prioritet je ključnega pomena za učinkovito upravljanje časa, osredotočenost, doseganje ciljev, zmanjševanje stresa in sprejemanje odločitev.
Preden se lotite določanja osebnih prioritet, si vzemite minuto časa in se ozrite v prihodnost. Kje želite biti čez pet let? Ustvarite si miselno sliko svoje idealne, najboljše prihodnosti, nato pa razmislite o korakih, ki bi jih morali storiti, da bi jo uresničili.
Ne pozabite: ni pomembno, odkod prihajate, pomembno je le, kam greste.
In priprava seznama prioritet – vključno z vsakodnevnimi prednostnimi nalogami in celo neprijetnimi opravili, ki vam bodo pomagala doseči življenjske cilje – je najhitrejša pot do tja.
Koraki za določanje prioritet v življenju
Določanje prioritet vam bo pomagalo začrtati drobno, vsakodnevno delo, ki ga morate opraviti, da bi uresničili velik načrt. To so ključni koraki, ki jim morate slediti, da določite svoje prioritet in se lotite vseh potrebnih opravil.
1. korak: Razjasnite svoje vrednote in vizijo
Preden lahko razčlenite prioritet in opravila, morate najprej opredeliti svoje temeljne vrednote in prepričanja. To so stvari, ki so vam najpomembnejše v življenju. Npr. integriteta, upanje, sočutje, družina, poštenost, pravičnost, zabava, inovativnost ali zdravje. Pomembno je, da veste, katere so te vrednote, saj na njihovi podlagi določate, kako živite svoje življenje.
Nato opredelite svojo dolgoročno vizijo in poslanstvo. O svoji viziji razmišljajte kot o svojem “zakaj”. Vizija vam pomaga približati in pogledati širšo sliko ter razumeti najpomembnejše stvari, ki bi jih radi dosegli v življenju. Podobno velja za poslanstvo. Vaše poslanstvo je vaša življenjska smer. Pogosto je poslanstvo povezano z vašimi edinstvenimi lastnostmi ali talenti.
Na podlagi vrednot in vizije velja določiti prednostne cilje. Morda je ena vaših temeljnih vrednot pravičnost, vaša vizija pa je ustanoviti neprofitno organizacijo. V tem primeru so lahko vaši cilji naslednji: ugotoviti, katero družbeno vprašanje je za vas najpomembnejše in kako bi lahko pri tem pomagali; izbrati ime in poslanstvo, registrirati organizacijo, vložiti vlogo za oprostitev obdavčitve in izdelati poslovni načrt.
To je le en primer. Vsakdo ima različne vrednote in prepričanja. Vendar pa je pomembno razumeti, da morate vedeti, kaj je za vas pomembno, preden lahko začnete določati prioritete v svojem življenju.
Če potrebujete pomoč pri določanju pravih ciljev, začnite z mojim seznamom ciljev. Ta vas vodi skozi to, kako si razjasniti cilje in usmeriti prizadevanja. Je dobro izhodišče za vse, ki upajo, da se bodo naučili, kako določiti prioritete. Od tu naprej boste na poti do uspeha.
2. korak: Ocenite pomembnost in nujnost nalog
Usedite se in napišite seznam vseh svojih nalog in odgovornosti. Vključite naloge, ki so povezane z vašo službo ali poklicnim življenjem, osebnim življenjem in drugimi stvarmi, ki bi jih radi opravili. Od tu boste seznam razvrstili glede na to, katere naloge so najpomembnejše za doseganje vaših ciljev in katere so najmanj pomembne.
Ko tako razvrstite vaše naloge, začnite uresničevati najpomembnejše. Nikoli ne podlezite skušnjavi, da bi najprej uredili manjše stvari. Ne začnite na dnu seznama. To je sicer naravna človeška težnja, vendar ni uspešna, niti učinkovita. Če namreč začnete opravljati manjše naloge, se zdi, da privlačite vedno več manjših nalog, s katerimi se morate ukvarjati. To ne povečuje produktivnosti. Dlje in močneje kot delate, več malih nalog se pojavlja. Do konca dneva boste izčrpani in ne boste dosegli ničesar oprijemljivega. Zato priporočam, da vedno najprej začnete z najpomembnejšim delom, z najzahtevnejšimi nalogami.
3. korak: Določite glavne prioritete
Naloge na seznamu razvrstite v kategorije “visoka prioriteta”, “srednja prioriteta” in “nizka prioriteta”. Še namig: postavke, ki so najbolj usklajene z vašimi vrednotami in vizijo, bodo imele največji vpliv na vaš uspeh.
Če težje ugotovite, s katero nalogo bi začeli, poskusite uporabiti metodo ABCDE. Deluje takole:
- naloge “A” so najpomembnejše in jih je treba opraviti
- naloge “B” imajo le manjše posledice, če jih ne opravite
- naloge “C” nimajo nobenih posledic
- naloge “D” je treba prenesti na nekoga drugega, da se lahko osredotočite na naloge “A”
- naloge “E” niso resnično potrebne in jih je treba odpraviti
Ko imate seznam napisan, najprej začnite z nalogami “A”. Če je potrebno, lahko opravite več nalog “A”. Označite jih kot A-1, A-2, A-3 itd.
4. korak: Ocenite morebitne ovire
Pri določanju ciljev je tako kot pri večini stvari v življenju najbolje biti proaktiven. Premislite o vseh ovirah, na katere bi lahko naleteli, ko boste poskušali dokončati najpomembnejšo stvar na svojem seznamu. Nato ugotovite, kako se boste teh ovir/težav lotili, da se izognete motnjam in ohranite svojo produktivnost.
Miselnost reševanja izzivov je dobra perspektiva. Na žalost življenje ni ves čas idealno, zato si boste prihranili čas in kasnejše glavobole, če se boste svojih ciljev in drugih nalog lotili s pripravljenimi rešitvami/načrti.
Razmislite lahko tudi o morebitnih posledicah dokončanja ali nedokončanja posamezne naloge. Če ima naloga resne posledice, ji dajte prednost. Primer naloge s posledicami je lahko poročilo, ki ga vaš šef potrebuje za pomemben sestanek. Če te pomembne naloge ne boste opravili, bo to slabo vplivalo na podjetje in na vas. Naloge s posledicami morajo imeti prednost. Lažje ali manjše naloge pa lahko počakajo.
5. korak: Lahko rečete ne
Določanje prioritet pomeni tudi, da se naučite reči “ne” nalogam, ki niso pomembne ali niso v skladu z vašimi cilji. To vam bo pomagalo ostati osredotočeni na najpomembnejše naloge in preprečilo, da bi vašo pozornost in čas kradle manj pomembne naloge.
Če ste podobni mnogim ljudem, imate morda težave s tem, da bi rekli “ne”. Verjetno zato, ker želite, da vas imajo ljudje radi; ker se bojite konfliktov; ali pa uživate v tem, da ste zaposleni in pomagate drugim. Čeprav so to naravni razlogi, v praksi ne morete početi vsega. Če se vam zdi, da imate preveč prednostnih nalog, je to lahko znak, da se morate naučiti reči “ne”.
Ne imejte občutka krivde, če zavrnete prošnjo. Tukaj je nekaj stavkov, ki jih lahko uporabite:
- “Na žalost trenutno nimam dovolj časa za to.”
- “Bojim se, da ne morem. Morda bi namesto mene vprašal X?”
- “Počaščen sem, da ste me prosili, vendar tega trenutno ne morem dodati med svoje naloge.”
6. korak: Naredite načrt
Ko določite svoje prednostne naloge, naredite načrt za vsako nalogo. Večje naloge razdelite na manjše, lažje obvladljive korake in določite roke za vsak mejnik. To vam bo pomagalo ostati na pravi poti in napredovati pri doseganju ciljev.
Ne pozabite, da prvih 20 % vsake naloge običajno predstavlja 80 % vrednosti te naloge. Ko se začnete ukvarjati z nalogo, prvih 20 % časa, ki ga porabite za načrtovanje in organizacijo virov, potrebnih za uresničitev naloge, običajno predstavlja 80 % vašega uspeha. Pri določanju prednostnih nalog se zato vedno osredotočite na prvih 20 % naloge. Lotite se je in jo opravite. Naslednjih 80 % bo gladko steklo takoj, ko bo opravljenih prvih 20 %.
Če na primer delate v prodaji, je prvih 20 % naloge prvi sestanek, na katerem se osebno srečate z osebo, ki sprejema odločitve. To predstavlja 80 % vrednosti celotnega prodajnega procesa. Predstavitev, zaključek prodaje, nadaljnje ukrepanje in dobava izdelka ali storitve sicer predstavljajo 80 odstotkov procesa prodaje, a le 20 % vrednosti. Prav zato je tako pomembno, da ugotovite, kje začeti z vsako nalogo, in se takoj lotiti dela.
7. korak: Redno preverjanje prioritet
Naše življenjske prioritete se lahko sčasoma spremenijo. To je naravno in povsem v redu. Vendar to pomeni, da jih morate redno znova ovrednotiti. To vam bo pomagalo ostati osredotočeni na svoje cilje in zagotoviti, da svoj čas in energijo namenjate nalogam, ki so trenutno najpomembnejše.
V koledarju zato načrtujte čas za pregled svojih ciljev, določanje prioritet in načrtovanje glede prihodnosti. To npr. lahko storite enkrat na četrtletje. Razmislite o svojih trenutnih ciljih in razmislite, ali še vedno ustrezajo vaši viziji in namenu. Če je tako, nadaljujte s seznamom nalog – s polno paro naprej. Če pa temu ni tako, boste morali cilje prilagoditi – ali pa se v nekaterih primerih vrniti za risalno desko in si zamisliti nove.
Dodatni nasveti za pomoč pri določanju prioritet
Tu je še nekaj praktičnih nasvetov glede oblikovanja prioritet.
Bodite realistični
Da, obstaja celo stanje, ko imate preveč prioritet. In če pretiravate z določanjem ciljev, boste izpostavljeni motnjam, izgorelosti in negativnim občutkom. Dolg seznam opravil ni vedno boljši! Kdaj je prioritet preveč? Ostanite realni glede svojih zmožnosti, virov in energije: priporočam, da se v danem trenutku osredotočite na največ 3 do 5 prioritet.
Določite, kaj je nujno
Nujno opravilo je tisto, ki mu je treba posvetiti pozornost takoj. To je lahko telefonski klic, na katerega se je treba odzvati, ali pa prošnja za ureditev težave. Ne pozabite, da “nujna” naloga ni enaka “pomembni” nalogi. Naloge, ki so pomembne, pomagajo pri uresničevanju dolgoročnih ciljev in načrtov. Zato morajo imeti pomembne naloge običajno prednost pred nujnimi.
Naredite seznam opravil
Uporabite svoje organizacijske sposobnosti in določite prednostne naloge tako, da vedno delate na podlagi seznama. Ko se pojavi kaj novega, opravilo dodajte na seznam, preden ga opravite. Priporočam, da si ob koncu vsakega delovnega dne vzamete nekaj minut in napišete/pregledate seznam opravil za naslednji dan.
Osredotočite se na tisto, kar je pomembno
Vseh stvari na seznamu opravil ni treba opraviti takoj. Ugotovite, kaj je najpomembnejše, in začnite pri tem. Ne pozabite, da je naloga, ki je v danem trenutku verjetno najpomembnejša, tista, ki bo prispevala k doseganju vaših dolgoročnih ciljev. Če je naloga hkrati pomembna in nujna, jo je treba opraviti takoj. Če pa so naloge na vašem seznamu bodisi pomembne bodisi nujne, opravite najprej pomembne naloge, za nujne pa določite čas izvedbe tekom dneva.
Naloge razdelite na manjše dele
Brez težav določite prednostne naloge z uporabo metode ABCDE, opisane v tem članku. Nato si za vsako nalogo določite jasne roke izvedbe. Delo prek več majhnih nalog je veliko manj zastrašujoče, kot če bi se takoj lotili velikih nalog.
Bodite prilagodljivi
Želim si, da bi vam lahko rekel, da se bodo vaši načrti izšli kot po maslu in da boste svoje cilje zlahka dosegli v kratkem času. Vendar vsi vemo, da temu verjetno ne bo tako. Življenje je nepredvidljivo. Urniki se spreminjajo. Pojavijo se težave. Zato morate biti prilagodljivi – sposobni in pripravljeni, da se v trenutku spremenite. Prilagajanje si olajšajte tako, da proaktivno iščete rešitve za morebitne težave.
Delegirajte
Ni treba, da vedno vse opravite sami – še posebej ne nalog, ki morda ne ustrezajo vašemu naboru znanj in spretnosti. Naučite se umetnosti delegiranja, da boste v krajšem času opravili več dela. Za učinkovito delegiranje poiščite osebo, ki ima veščine in znanje, potrebne za konkretno nalogo. Če je ta oseba na voljo, jasno opredelite časovni okvir, rezultate in druga pričakovanja, ki jih želite doseči. In ji bodite na voljo za odgovore na morebitna vprašanja.
Vzemite si odmor(e)
Ko si odločno prizadevate doseči svoje prioritete in cilje, se zdi, da je jemanje odmorov protislovno. Toda v resnici sta počitek in igra pomembna dela procesa napredka. Vsak teden si vzemite vsaj en dan, ko ne počnete nič drugega kot počivate – preživite čas z družino ali prijatelji, razgibajte svoje telo, ukvarjajte se s hobijem, ki vas veseli, skratka, počnite karkoli vam ustreza. Ugotovili boste, da se boste počutili sveže in pripravljene na nove naloge.
Praznujte napredek
Stalno delo brez nagrad je hitra pot do izgorelosti. Ne pozabite se občasno ustaviti, se ozreti na vse, kar ste dosegli, in se potrepljati. Ne glede na to, ali si vzamete dopust, si privoščite prijetno večerjo ali preprosto potrdite, da odlično delate, je pomembno, da proslavite napredek pri doseganju svojih ciljev. Čestitke za dobro opravljeno delo!
Naučite se določiti prioritete za uspeh
Postavljanje prioritet je ključna sestavina za doseganje uspeha v življenju. Le če si razjasnite svoje vrednote in vizijo, določite najpomembnejše prednostne naloge, oblikujete načrt in urnik ter ste prožni in prilagodljivi, lahko dosežete svoje cilje in živite polno življenje.
Ne pozabite redno ocenjevati svojih prioritet, po potrebi prilagoditi načrta in urnika ter se naučiti reči ne, kadar nekaj ni v skladu z vašimi vrednotami in vizijo. S temi praktičnimi nasveti lahko v življenju določite prioritete za uspeh.
avtor. Brian Tracy
Komentarji
Коллекция Bottega Veneta в каталоге
Наш интернет-магазин Bottega Veneta предлагает широкий ассортимент изделий премиум-класса от итальянского бренда. На сайте вы сможете подобрать и купить изделия из новых коллекций с удобной доставкой по всей стране. https://bottega-official.ru
DavidEpimi
Бренд Тиссо — знаменитый швейцарский производитель часовых устройств, что известен своим первоклассным качеством и стильным дизайном. Уже более полутора веков компания выпускает инновационные хронометры, которые завоевали популярность по всему миру. https://tissot.icefashion.ru
ElijahRib
Bottega Veneta — это итальянский бренд, известный неподвластным времени дизайном. Основанный в 1960-х, бренд стал символом стиля и элегантности и славится кожаными изделиями высочайшего качества. Каждая вещь от Bottega Veneta передаёт высокое мастерство, а также уникальный подход к дизайну. https://bottega-official.ru