4 SPREMEMBE ZA UČINKOVITEJŠE DELO V LETU 2023

Ura je 16:55 in vaš delovni čas se približuje koncu. Morate domov, saj vas čaka še priprava večerje za celo družino. Za hip se ujamete v refleksiji delovnega dne. Zdi se vam, da niste dokončali niti ene ključne naloge, ki ste jo nameravali dokončati, ko ste zjutraj začeli z delom. Kako je to mogoče? Saj se vendar počutite popolnoma izčrpani! Mislite si: “Kako to, da mi ni uspelo narediti ničesar? Počutim se, kot da sem ves dan delal. Nikoli nimam dovolj časa.”

Kako pogosto se vam to zgodi?

Ta občutek manka produktivnosti ob koncu delovnega dne je pri poslovnežiš vse preveč pogost – in depresiven. Zavzeto delate, vendar se počutite, kot da niste opravili nobenega RESNEGA dela. Sprašujete se: “Kako sem preživel dan?” Vprašanje ostane brez jasnega odgovora.

Ljudje se na zmanjšanje učinkovitosti pogosto odzovemo tako, da delamo še dlje in izgorevamo/izgorimo. Ali pa začnemo za svoje težave obtoževati druge. Tri pogoste tarče so:

• stvari – “Preobremenjen sem z nalogami, preveč je za narediti.”
• čas – “V dnevu preprosto ni dovolj časa.”
• drugi ljudje – “Če mi moj šef ne bi dal toliko dela, potem …”

Naj vam povem, da nič od naštetega ni PRAVI razlog za vašo težavo. Ta je v vas samih! Večina vašega stresa ni posledica pomanjkanja časa ali (prevelikega) obsega nalog, temveč tega, kako vse to (ne) obvladujete.

Ne pravim, da je vse v vaši glavi. Vse je v vaših navadah.

Če želite uspeti na tem svetu, morate najti način, kako vse to upravljati, ne pa kriviti nekoga ali nekaj drugega. Pomnite: nisem rekel “naredite”, rekel sem “upravljajte”. Imeti veliko nalog in premalo časa ni nov izziv. Niti ni bilo to stanje specifično za obdobje pandemije in počasnega izkopavanja iz nje. Težava je v nasprotujočih si prednostnih nalogah.

Če se želite izogniti padcu učinkovitosti in se ob 16.55 počutiti izčrpani, a UČINKOVITI, so tu štiri stvari, ki jih morate nehati početi (in posledično štiri stvari, ki jih morate začeti početi).

Čas je za spremembe.

1. sprememba: Nehajte najprej preverjati e-pošto.

Naj pojasnim. Ne pravim, da bi morali e-pošto preveriti le enkrat na dan. Pravim, da to ne sme biti prva stvar, ki jo storite.

Ko začnete dan s pregledovanjem e-pošte, se vaš dnevni načrt izkrivlja zaradi novih stvari, ki se pojavijo v vašem e-nabiralniku. Vse nove naloge in zadolžitve se zdijo pomembne in zato preglasijo vse načrte, ki ste jih že (prej) naredili za ta dan.

Namesto tega (odpiranja e-pošte) zjutraj najprej poglejte v svoj koledar in na seznam(e) opravil.

Vsako jutro si vzemite dve do tri minute za pregled koledarja. V njem so stvari, za katere ste se zavezali, da jih boste opravili. Poleg pa je najbolj zanesljiv podatek o tem, koliko časa imate za njihovo opravljanje, ter koliko ga lahko čez dan namenite drugim nalogam.

Ko pregledate svoj koledar, si oglejte seznam(e) opravil. In to je to. Hiter pregled koledarja in seznamov nalog, še preden preverite e-pošto, poveča verjetnost, da boste ves dan počeli prave stvari.

Tudi ob branju e-pošte in novih nalog vam bo jasno, da ima prednost tisto, kar se vam je že (prej) zdelo pomembno.

2. sprememba: Nehajte načrtovati, da boste v enem dnevu naredili deset stvari.

Večina od nas se pretvarja, da bomo nekako med šestimi sestanki, kosilom, desetinami e-poštnih sporočil, ki jih je treba prebrati, in vožnjo otrok v šolo našli način, kako dokončati deset ključnih nalog. To je zelo malo verjetno. Ko si zadamo nerealne dnevne cilje, se obsodimo na neuspeh in frustracije.

Zato začnite sestavljati seznam treh stvari, ki jih morate opraviti vsak dan.

Ugotovil sem namreč, da v povprečju lahko vsak dan dokončam tri stvari. Pri tem ne mislim vsakdanjih ali rutinskih opravil – govorim o treh ključnih nalogah, ki bodo pomagale napredovati pomembnim projektom.

Če imate dodaten čas, super, vedno lahko dodate novo nalogo (ali uresničite tisto, ki je naslednja na vrsti). Toda vse, kar presega tri opravljene naloge dnevno, je nevarno ambiciozno.

3. sprememba: Nehajte vsem(u) pritrjevati. Naučite se reči “ne”.

Prepogosto menimo, da ima beseda “ja” čarobno moč. Menimo, da bomo s privolitvijo v vsako nalogo, ki nam pride na pot, boljši: nekako ji bomo že kos in jo opravili. To je iluzija.

Zavedajte se, da je vedno treba narediti več, kot lahko dejansko storite. Nehajte govoriti “ja” v upanju, da boste pozneje že nekako našli čas in način za izpeljavo naloge. Najlažje si pomagate tako, da se ne preobremenite. Začnite zavračati nerealne naloge in se z naročniki realno pogovorite o njih.

Ko vam nekdo (pre)da nalogo, mu zastavite več ključnih vprašanj, da boste popolnoma razumeli, kaj od vas zahteva.

Če ugotovite, da naloge ne zmorete opraviti, lahko rečete: “Zelo mi je žal, vendar bom moral tole zdaj zavrniti, da se bom lahko osredotočil na druge prednostne naloge.” Lahko pa se tudi pogajate glede zahtev, kot na primer: “Ne morem se zavezati, da bom to dokončal do petka, vendar bi lahko z delom začel v petek in dokončal naslednji torek. Ali bi bilo tako v redu?”

4. sprememba: Pozabite na večopravilnost (ob e-pošti).

Večopravilnost (multitaksing) je eden od razlogov, zakaj nikoli ne počistite svojega e-poštnega predala. A obseg e-pošte je manj pomemben od tega, kako jo upravljate.

Ko začnete brati e-pošto, kaj hitro porabite 20 ali 30 minut za stvar, ki se pojavi v enem od e-poštnih sporočil. Tako izgubite dragocen čas. Drži, prej ali slej boste morali izvesti to nalogo. Vendar ne takoj, v danem trenutku, saj je to manj učinkovito.

Branje e-pošte je ena naloga, opravljanje dela, ki traja 20 ali 30 minut in ki se na naša na e-poštna sporočila, pa nekaj drugega. Ne mešajte obojega. Namesto tega načrtujte čas, ko se boste posvetili samo e-pošti in razvrščanju sporočil. Tako boste poskrbeli za osredotočenost in dosegli višjo učinkovitost.

Vsak dan si določite čas, ko boste v “e-poštnem načinu”. Čas, ko ne boste počeli ničesar drugega kot prebrali vsako e-poštno sporočilo in se odločili, kaj sledi. Rezultate te odločitve zapišite na seznam opravil ali v koledar in arhivirajte e-pošto.

Na ta način na primer dnevno porabite 45 minut za obdelavo mape Prejeto, kar vam omogoča, da zapolnite svoj koledar in sezname glede na prednostne naloge. To pa vam v nadaljevanju omogoča, da brez motenj čez dan dokončate več pomembnih nalog.

Življenje se verjetno ne bo kmalu upočasnilo. Upoštevajte te štiri nasvete, da si povrnete čas, pozornost in energijo. Produktivnost brez stresa je možna, vendar le, če nadzirate svoje dohodne zahteve in obstoječe naloge, namesto da jim dovolite, da one prevzamejo nadzor nad vami.

avtor: Justin Hale